در دنیای کسب و کار امروز، ارتباطات قوی به عنوان عنصر کلیدی جهت موفقیت در هر تیم و پروژه‌ای شناخته می‌شود. به خصوص برای مدیران پروژه، تنظیم و بهبود روش‌های ارتباطی بین اعضای تیم بسیار مهم است. ما در این مقاله می‌خواهیم به بررسی اهمیت ارتباطات تیمی و ارائه راهکارهای عملی برای تقویت تعاملات در محیط کار خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید تا با استراتژی‌های مؤثر برای بهبود ارتباطات تیمی آشنا شده و عملکرد کلی تیم خود را ارتقا دهید.
۷ راهکار برای بهبود ارتباطات تیمی
اهمیت مهارت ارتباطی بین افراد تیم را نباید دست کم بگیرید. نوع رفتار مدیر و همکاران شما در مسائلی مثل راحتی در محیط کار و یا حتی آینده شغلی شما تاثیر فراوانی دارد. حتی در صورتی که شما فرد سخت کوشی باشید و یا ایده‌های خلاقانه زیادی داشته باشید، عدم توانایی تعامل و ارتباط تیمی بر روی کار شما تاثیر خواهد گذاشت. این علتی است که شما باید این ۷ راهکار را برای بهبود ارتباطات تیمی رعایت کنید:
- به هیچ عنوان هنگام روبرویی با مشکلات شکایت نکنید.
هیچ چیز بدتر از کار کردن با کسی نیست که دائم در حال شکایت کردن است. در صورتی که شما در رابطه با موضوعی در محل کارتان ناراضی باشید، بهترین راه حل نوشتن موضوع و نگه داشتن آن پیش خودتان است.
- از حس شوخ طبعی برای نزدیکی به هم تیمی‌هایتان استفاده نمایید.
مقداری طنز در صحبت‌هایتان استفاده کنید. همه به کسانی که موجب خنده شما می شوند جذب می‌گردند. از شوخ طبعی خود می‌توانید به عنوان ابزاری جهت از بین بردن موانع ارتباطی و جلب توجه همکاران خود استفاده نمایید. زمانی که شما به هم نزدیک‌تر می‌شوید ارتباطات تیمی شما بهبود خواهد یافت.
- در رفع سوتفاهم‌های محیط کار کمک نمایید.
وقتی که همکاران شما بر سر مسائل شخصی و یا کاری با هم مشکل داشته باشند، بایستی آن‌ها را بنشانید و به آنان جهت رفع آن کمک نمایید. در عوض اینکه از اختلافات دوری نمایید بایستی قبول کنید که اختلاف بین افراد امر طبیعی می‌باشد، حل این مشکلات قادر است ما را به طرف درک عمیق‌تر از هم هدایت نماید.
- موقع حرف زدن مراقب کلماتتان باشید.
هنگام صحبت، بایستی بر روی محتوا و نوع بیان آن دقت نمایید تا از هرگونه برداشت نادرست پیشگیری گردد. همیشه موقع حرف زدن خود را جای دیگران قرار دهید. آیا عدم اگاهی از اطلاعات خاصی بین شما و شنونده تان هست؟ آیا حالات شما اصطلاحات خاصی دارد که درک از گفتار را سخت نماید؟ آیا لحن شما رک بوده و حالت توهین آمیز دارد؟ قبل از بیان کلمات از خودتان این سوالات را بپرسید.
- لبخند بزنید و انرژی مثبت را پخش نمایید.
در واقع، هیچ کسی نمی‌خواهد در کنار کسی اخمو و گرفته بماند. نیاز است که به هم تیمی‌های خود نشان دهید که شما فردی خون گرم و صمیمی می‌باشید. دقت کنید که، لبخند راه خوبی جهت رفع تمام مشکلات بوده و منبع انرژی می‌باشد که دیگران را به طرف شما جذب می‌نماید.
- بیشتر از همکارانتان قدردانی نمایید.
هر انسانی دارای نقاط قوت و ضعف است. بنابراین به جای اینکه بر روی نقاط ضعف همکاران خود تمرکز نمایید، بایستی به نقاط قوت آن‌ها اشاره کرده و آنان را به خودشان نشان دهید. نباید از تشکر و قدردانی از کسانی که مایل به کمک کردن هستند، بترسید. یادتان باشد انرژی مثبت مسری بوده و شما و همکارانتان هستید که سبب ایجاد انرژی در محیط کارتان می‌گردید.
- شنونده فعالی باشید تا درک خود را نمایش دهید.
همیشه شنونده فعالی باشید تا نظرات دیگران را متوجه شوید. در صورتی که شما تنها بر روی معنی لغوی گفتگوها تمرکز نمایید بدون اینکه به زبان بدن و حالت صورت افراد توجه کنید، حتما نکات مهمی را از دست خواهید داد.
چرا ارتباط تیمی مهم است؟
ارتباط قوی، نیروی محرک هر کاری می‌باشد. شما می‌توانید کیفیت پروژه، رابطه با ذینفعان و رضایتمندی مشتریان را به کمک بهبود ارتباطات تیمی قوی‌تر و بهتر کنید.
ارتباط بهتر سبب تصمیم‌گیری موثر، اعضای تیم مشتاق‌تر و پروژه‌های موفق‌تر می‌گردد. از طرف دیگر، ارتباطات ضعیف در داخل تیم باعث می‌شود که کار نامتوازن یا دوباره کاری ایجاد گردد، مشتریان ناراضی باشند، محیط پر تنش ایجاد شود و مشارکت بین اعضای تیم پایین باشد.
انواع ارتباطات تیمی
انواع ارتباطات تیمی به شرح زیر می‌باشند:
- ارتباطات کلامی
ارتباط کلامی مهم‌ترین نقطه تعامل بین اعضای تیم می‌باشد. اعضای تیم شما چه به صورت رودررو حرف بزنند چه از پشت تلفن و چه از طریق کنفرانس ویدیویی با هم ارتباط داشته باشند، تمام این گفتگوها تعیین کننده نحوه برداشت افراد از هم هستند. ارتباط کلامی بهترین فرصت برای اعضای تیم می‌باشد تا نظرات خود را ابراز نمایند.
- ارتباطات غیرکلامی
ارتباط غیرکلامی شامل حالات مختلف مثل حالات چهره و لحن صدا است. افراد زیادی از نحوه تاثیر ارتباط غیرکلامی بر روابط آگاه نمی‌باشند؛ ولی در واقع، اکثر ارتباطات غیرکلامی بوده و به همین علت است که دقت به نشانه‌های غیرکلامی حائز اهمیت است.
- ارتباطات نوشتاری
شما از طریق نوشتار به آسانی می‌توانید ارتباطات خود را کنترل نمایید. تیم شما بایستی هدف مشترک برای برقراری ارتباط اثربخش به کمک کانال‌های ارتباطی کتبی مثل ایمیل، پیام‌رسان، نظرسنجی‌ها یا مرور نظرات را داشته باشد. آگاهی از نوع ابراز خود به کمک نوشتن به نفع تیم است.
- ارتباطات بصری
در جلسه‌ها اطلاعات توسط اسلاید یا ویدیو به اشتراک گذاشته می‌شود، اینجا است که ارتباطات بصری اهمیتشان مشخص می‌شود. مزیت تصاویر این می‌باشد که شما قبل از ارائه پیام به دیگران فرصت تفکر خواهید داشت. قبل از به اشتراک گذاری تصاویر، بررسی نمایید که آیا تصاویر انتخابی شما به درک آنچه سعی می‌کنید تا تیم متوجه گردند کمک می‌کند یا نه.
- گوش دادن
امکان دارد گوش دادن را به‌عنوان برقراری ارتباط در نظر نگرفته باشید ولی بدون گوش دادن، ارتباط موثر تحقق پیدا نخواهد کرد. خوب گوش کردن باعث ایجاد محیط کاری سالم می‌شود چراکه به مخاطب نمایش می‌دهد که شما جذب شده‌اید و به آنچه او بیان می‌نماید، توجه می‌کنید.
انواع سبک ارتباطی تیم
سبک‌های ارتباطی در تیم‌ها نقش اساسی در ایجاد هماهنگی و بهره‌وری دارند و شناخت این سبک‌ها قادر است به مدیریت بهتر تیم کمک نماید. چهار سبک اصلی شامل سلطه‌گر، تأثیرگذار، وظیفه‌شناس و ثابت‌قدم هستند. اعضای تیم سلطه‌گر با انگیزه و متمرکز بر نتایج، به چالش‌ها جواب می‌دهند و بایستی به یاد داشته باشند که توجه به اهداف جمعی حائز اهمیت است. تأثیرگذاران به عنوان افراد معاشرتی و پرانرژی، توانایی جذب دیگران را داشته و باید در وظایفی که با مهارت‌هایشان متناسب است، مشغول گردند. اعضای وظیفه شناس هم با تمرکز بر کار بدون خطا و تمایل به استقلال، به رهبری بی‌طرف و دستورالعمل‌های شفاف نیاز دارند تا عملکرد خود را بهینه نمایند. در نهایت، اعضای ثابت قدم به ثبات و آرامش در محیط کار اهمیت داده و برای آن‌ها ایجاد یک محیط کاری یکنواخت ضروری است. درک این سبک‌ها و تطبیق روش‌های ارتباطی با آن‌ها سبب تقویت همکاری و موفقیت تیم می‌شود.
