ارتباط موثر سنگ بنای هر سازمان موفقی است. بدون ارتباط موثر و شفاف، کارمندان ممکن است احساس قطع ارتباط، بی اطلاعی و بی انگیزگی کنند که باعث کاهش بهره وری و نرخ ماندگاری می شود. ارتباطات درون سازمانی، مسئله ای است که بسیاری از شرکت ها و سازمان ها مرتباً با آن دست و پنجه نرم می کنند. مهم نیست که سازمان شما چقدر بزرگ یا کوچک است، ممکن است در ارتباطات داخلی و خارجی خود با مشکلاتی روبرو شوید. اما چگونه می توانید به طور موثر ارتباطات درون سازمانی خود را بهبود بخشید؟ با ما در این مقاله همراه باشید تا این نکات را با دقت بیشتری بررسی کنیم و راههایی برای بهبود آن مطرح کنیم.
ارتباطات درون سازمانی به چه معناست؟
ارتباطات درون سازمانی یک ایده کلی در مورد نحوه برقراری ارتباط در یک سازمان و ارتباطِ بین اجزای درونی یک سازمان است که در جهت اهداف مشترک در یک سازمان کار می کنند و شامل روش‌های ارتباطی، کانال‌ها و ابزارهایی هستند که تعامل بین سازمان و کارکنان آن را هدایت می کنند؛ برای مثال، ارتباط بین تیم های مختلف در یک سازمان، یا بین افراد در سلسله مراتب.
ارتباطات درون سازمانی باعث انسجام و هماهنگی ارتباط بین کارکنان می شود. رضایت کارکنان از سازماندهی فرآیند ارتباطی یکی از شاخص های اثربخشی ارتباطات درون سازمانی است و همبستگی مثبتی با رضایت کلی کارکنان از کارکردن می دهد. فعالیت ارتباطی پرسنل و سطح بالای آگاهی نشان دهنده مشارکت کارکنان در توسعه و اتخاذ تصمیمات مدیریتی سازمان است و بر مسئولیت حرفه ای آنها تأثیر مثبت دارد.
اهداف ارتباطات درون سازمانی قوی
ارتباطات داخلی با تأثیر مستقیم بر تجربه، تعامل و بهره وری کارکنان به موفقیت یک سازمان کمک می کند. در اینجا دلایلی ذکر شده اند که اهمیت ارتباطات درون سازمانی قوی را نشان می دهند:
- اعتماد ایجاد می کند: ارتباطات باز از طریق کانال‌های مختلف، سطوح بالاتری از شفافیت را در سازمان تضمین می کند. اعتماد مستقیماً بر امنیت شغلی و در نتیجه وفاداری کارکنان تأثیر می گذارد.
- باعث ایجاد تعامل می شود: کارمندان به طور فزاینده ای هدفمند می شوند. زمانی که آنها در جریان اصول عملیاتی سازمان قرار می گیرند و هدف بالاتر کار خود را می دانند، بیشتر درگیر می شوند.
- همراستایی را حفظ می کند: ارتباطات داخلی خوب با حفظ ارتباط کارکنان با همتایان و افراد بالاتر، رفتار آنها را حفظ می کند. تیم هایی که به شدت هم تراز هستند، مشارکتی تر، کارآمدتر و نوآورتر هستند.
- فرهنگ شرکت را حفظ می کند: فرهنگ یک سازمان برای کارمندان بالقوه از منش و ارزش سازمان سخن می گوید. فرهنگ مثبت و سازنده، استعدادهای برتر را جذب می کند و آنها را در دراز مدت حفظ می کند.
- اطلاعات نادرست را متوقف می کند: شایعات اغلب خلأهای اطلاعاتی را در سازمان ها پر می کنند، روحیه را پایین می آورند و باعث ایجاد سوء ظن می شوند. ارتباطات داخلی قوی تضمین می کند که همه به تمام اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی دارند.
راهکارهایی برای تقویت ارتباطات درون سازمانی
1. ماموریت و چشم انداز سازمان را روشن کنید
هنگام تلاش برای بهبود ارتباطات درون سازمانی، بهتر است از اصول اولیه شروع کنید. هر سازمانی باید مأموریت و چشم انداز و ارزش های خود را بداند، بنابراین اگر هنوز آنها را برای تیم خود روشن نکرده اید، زمان آن فرا رسیده است که بالاخره آن را انجام دهید. ماموریت شما چیزی است که شرکت شما از نظر اهداف و مقاصد می خواهد انجام دهد، در حالی که چشم انداز شما در مورد آرزوهایی است که دارید. ارزش‌های شرکت شما نیز مهم خواهند بود، زیرا به شما کمک می‌کنند تا مهمترین اصولی را که سازمان شما بر اساس آن عمل می‌کند، تعیین کنید.
2. از ابزارهای ارتباط دیجیتال استفاده کنید
امروزه ارتباطات دیجیتال جایگزین بسیاری از اشکال ارتباطات سنتی شده است. علاوه بر این، برخی از تیم‌ها از راه دور کار می‌کنند، که ارتباطات دیجیتال را یک گزینه ضروری می‌سازد. استفاده از ابزارهای ارتباطی دیجیتال می تواند به شما کمک کند تا ارتباطات درون سازمانی خود را به میزان قابل توجهی بهبود بخشید.
به عنوان مثال، اگر یک دفتر بزرگ دارید، می توانید به کارمندان اجازه دهید به جای اینکه در کل ساختمان قدم بزنند تا به شخصی که به دنبالش هستند، برسند، از چت استفاده کنند. و اگر یک تیم از راه دور دارید، باید از چت صوتی و تصویری و همچنین ارسال پیامک به طور گسترده در طول روز استفاده کنید.
3. از ابزارهای مدیریت وظایف و پروژه استفاده کنید
علاوه بر استفاده از ابزارهای ارتباط دیجیتال، باید از ابزارهای مدیریت وظایف و پروژه نیز استفاده کنید. اینها می توانند به شما و تیمتان کمک کنند تا همه فعالیت ها، وظایف و رویدادهایی را که برای روز، هفته، ماه یا حتی سال برنامه ریزی شده اند، بهتر سازماندهی کنید. ابزارهایی که می توانند توسط تیم شما برای تعیین وظایف، زمان بندی ، اضافه کردن برچسب ها و جزئیات، تعیین مهلت تحویل پروژه و غیره استفاده شوند.
4. فعالانه نظر و بازخورد بخواهید
هدف از برقراری ارتباط، گفتگوی مداوم است، اما چگونه می‌توانید گفت‌وگو کنید وقتی کارمندانتان از بیان نظرات خود می‌ترسند؟ دقیقاً به همین دلیل است که باید فعالانه از اعضای تیم خود بازخورد و دیدگاه‌ها را بخواهید.
هر زمان که جلسه ای دارید، کارمندان را تشویق کنید تا صحبت کنند. حتی در خارج از جلسات، باید نشان دهید که می خواهید حرف های اعضای تیم خود را بشنوید. همه باید بتوانند نگرانی‌ها، ناامیدی‌ها و ایده‌های خود را بیان کنند تا با تیم گفتگو کنند.
5. زمانی را برای صحبت با اعضای تیم برنامه ریزی کنید
اگر یک مدیر پر مشغله هستید، ممکن است به عنوان یک فردِ بسته ظاهر شوید که نمی خواهد با کارمندان خود ارتباط برقرار کند. به همین دلیل است که همیشه مهم است که زمانی را برای صحبت با اعضای تیم خود برنامه ریزی کنید و نشان دهید که برای شنیدن صحبت های آماده هستید. مدیران باید برای تیم خود الگو باشند، بنابراین باید ارتباطات درون سازمانی بین مدیر و کارمند را جدی بگیرید.
6. صحبت در مورد مسائل روزمره را تشویق کنید
گفتگو در مورد مسائل روزمره را در بین کارمندان خود در زمان استراحت تشویق کنید. اگر افراد تمایل داشته باشند که مسائل شخصی خود را با دیگران به اشتراک بگذارند؛ باعث نزدیکی بیشتر افراد یک تیم می شود. مهم است که در طول روز کاری زمانی را برای استراحت کارمندان اختصاص دهید و به گفتگو در مورد مسائلی خارج از محیط کاری بپردازید.
در حالی که باید رفتارهای مثبت مختلف را تشویق کنید، باید رفتارهای ضد اجتماعیِ منفی را نیز منع کنید. شما نباید اجازه بدهید که در بین کارکنان رفتارهای منفی مانند غیبت، زیرآب زنی، سواستفاده گری و غیره رواج یابند. با عدم فرق گذاری بین کارمندان و گوش سپردن به نظرات همه بدون پیش داوری می توانید میانجی گر خوبی برای کارمندان خود باشید.
7. یک جعبه‌ی پیشنهادِ ناشناس قرار دهید
مهم نیست که فضای شرکت شما چقدر دوستانه است، برخی از کارمندان ممکن است هنوز در بیان نظرات خود و پیشنهاد چیزی تردید داشته باشند. آنها ممکن است از شما یا حتی از قضاوتی که کارکنان همکارشان نسبت به آنها دارند، بترسند. برای حل این مشکل، می توانید یک جعبه پیشنهادِ ناشناس قرار دهید که در آن هر کسی بتواند ایده های خود را به اشتراک بگذارد. به همین ترتیب، اجازه دهید که شکایاتِ ناشناس نیز ارائه شوند. این راهکار می تواند به شما کمک کند تا از درگیری های مستقیم جلوگیری کنید و مسائل را به شیوه ای راحت‌تر حل کنید.
8. ارزیابی مجدد سازمان خود را در نظر بگیرید
ارزیابی مجدد سازمان خود را به صورت دوره‌ای در نظر بگیرید. نحوه ساختار شرکت شما ممکن است دلیل ارتباطات درون سازمانی ضعیف و همچنین مشکلات دیگری باشد که شما و تیمتان ممکن است با آن دست و پنجه نرم کنید.
اگر بتوانید کسب و کاری ایجاد کنید که به کارآمدترین روش سازماندهی شده باشد، هر نوع مشکلی را که ممکن است در حال حاضر با آن مبارزه کنید به حداقل می رسانید.
رایج ترین مشکلات ارتباطات درون سازمانی
با توجه به این واقعیت که اکثر مشکلات داخلی به طور مستقیم با ارتباطات داخلی ناکارآمد مرتبط هستند، ما راه های مختلفی را در مورد چگونگی شناسایی و حل آنها مورد بحث قرار داده ایم:
1. زمینه به درستی تعریف نشده است
وقتی که زمینه فعالیت ها، ارزش‌های سازمان و گروه هدف سازمان به درستی تعریف نشده باشد، و شفافیت در کار سازمان وجود ندارد، کارکنان به سختی کار را دنبال می کنند و در نتیجه عملکرد ضعیفی خواهند داشت. همچنین عدم شفافیت موجب ایجاد بی اعتمادی در سیستم می شود. تنها با ارائه برخی اطلاعات پس زمینه و جزئیات در مورد موضوع و با باز و شفاف بودن، تیم شما می تواند عملکرد بهتری در کار داشته باشد.
2. کانال ارتباطی نامناسب
کانال های ارتباطی زیادی Zoom، Gmail، Skype، LinkedIn و حتی رسانه های اجتماعی مانند Facebook و WhatsApp وجود دارد. از آنجایی که سازمان‌های بیشتری شروع به استفاده از پلتفرم های آنلاین کرده اند، اهمیت استفاده از یک کانال ارتباطی خوب و موثر دوچندان می شود. با دانستن اینکه کدام کانال ارتباطی برای تیم شما بهتر کار می کند، اطلاع رسانی در مورد فعالیت‌ها و رویدادهای سازمان را شفاف سازی می کنید، زمینه را برای سایر اعضای تیم فراهم می کنید که مستقیماً در اجرای کار گنجانده شوند، کارهای پیچیده ساده‌سازی می شوند، در نتیجه زمان پاسخگویی کارکنان خود را بهبود می بخشید و برقراری ارتباط با آنها برای شما بسیار آسان تر خواهد بود.
3. عدم ارائه یا دریافت بازخورد
یکی از بهترین راه‌ها برای تقویت روحیه کارکنان، ارائه و پذیرش بازخورد است. با انجام این کار، می توانید فرهنگ اعتماد و یک محیط کاری پر جنب و جوش ایجاد کنید. همکاران شما در به اشتراک گذاشتن ایده های خود با شما راحت‌تر خواهند بود و تمایل بیشتری به در نظر گرفتن بازخورد شما دارند.
توجه به این نکته مهم است که بین بازخورد و انتقاد مرز باریکی وجود دارد. بازخورد با تمرکز بر اینکه چگونه آینده می تواند بهتر باشد، نقاط قوت را ایجاد می کند. در حالی که انتقاد به نقاط ضعف و اینکه چگونه گذشته می توانست بهتر باشد می پردازد. با این کار، همیشه باید بدانید که کجا خط را بکشید.
4. دستورالعمل های مبهم و بیش از حد پیچیده
برخی به جای ارسال اطلاعات واضح و ساده، اغلب به پیام های مبهم و بیش از حد پیچیده متوسل می شوند. این یکی از رایج‌ترین مشکلات در ارتباطات درون سازمانی است، به ویژه در میان مقامات بالاتر و مدیرانی که دستورالعمل می دهند. برخی از دستورالعمل ها اغلب گیج کننده و بیش از حد پیچیده برای دیگران است. در نتیجه، وقتی تفسیر به دیگران منتقل می شود، تمایل به تغییر دارد.
هنگام ارائه دستورالعمل ها، نمی توانید همیشه انتظار داشته باشید که تیم شما در همان خط مشی شما باشد. برای دستیابی به اهداف خود باید مجموعه ای از دستورالعمل های واضح را به آنها ارائه دهید.
نکات نهایی
سازمان‌ها همیشه بر روی برقراری ارتباط با مصرف کنندگان متمرکز بوده اند، اما باید به خاطر داشته باشید که کارکنان شما مهمترین مشتریان شما هستند. بنابراین اگر به طور موثر با کارکنان خود تعامل داشته باشید، می توانید به طور موثر با مصرف کنندگان خود ارتباط برقرار کنید. در مجموع، شناسایی علل مشکلات ارتباطات درون سازمانی شما و رسیدگی به مشکلات مدتی طول می کشد. اما در پایان روز، قطعاً ارزش آن را خواهد داشت زیرا سازمان شما کارآمدتر عمل خواهد کرد و ارتباطات شما مؤثرتر خواهد بود. از نکات این مقاله برای کمک به بهبود ارتباطات درون سازمانی در تجارت خود استفاده کنید.
پرسش‌های متداول:
انواع ارتباطات سازمانی کدام است؟
ارتباطات سازمانی در چهار دسته کلی قرار می گیرند: ارتباطات رسمی و غیررسمی، ارتباطات شفاهی و نوشتاری، ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی و ارتباطات جهت‌دار (از مدیر به کارمند، از کارمند به مدیر و بین کارمندان)
ارتباطات رسمی و غیر رسمی در سازمان چیست؟
ارتباطات رسمی در سازمان روش رسمی تبادل اطلاعات درون سازمانی است که براساس ساختار سلسه مراتبی شرکت تعیین می شود. ارتباطات غیر رسمی سازمان از خط مشی رسمی سازمان برای انتقال و تبادل اطلاعات استفاده نمی کند و کاملا غیر رسمی است.
